Cargar y editar gastos

En esta guía vas a ver cómo cargar, editar y eliminar los gastos de tu comercio.

En la sección Gastos podés registrar todos tus gastos. Por ejemplo: compras de mercadería a proveedores, servicios, alquiler o fletes. Si cargás el detalle de la mercadería que compraste, el stock de esos productos se actualiza solo.

La pantalla de Gastos

En la barra lateral, entrá a Gastos. Vas a ver dos pestañas:

• Gastos: el listado de todos tus gastos.
• Cat. de Gastos: las categorías para clasificar tus gastos. Por ejemplo: Mercadería, Servicios, Alquiler, Limpieza.

Arriba del listado hay cuatro indicadores:

El listado muestra estos datos de cada gasto:

• Fecha
• Fecha de Vencimiento
• Proveedor
• Categoría
• Comprobante
• Monto bruto
• Estado de Pago
• Comentario

Con los botones de arriba podés:

• Exportar
• Aplicar Filtros
• Agregar Gasto

Crear un gasto nuevo

1. Andá a Gastos.
2. Tocá Agregar Gasto.

El formulario tiene pasos numerados. Los completás de arriba hacia abajo.

A la derecha hay un panel lateral que está siempre visible. Te muestra el índice de secciones, el resumen del comprobante y el estado del gasto.

Los pasos del formulario

1. Identificación del comprobante

Cargá los datos generales del gasto:

• Proveedor (más abajo te contamos cómo funciona el selector).
• Categoría del gasto.
• Fecha del comprobante.
• Tipo de comprobante y, si corresponde, su número.

«Sin comprobante» por defecto: el tipo de comprobante arranca en Sin comprobante. Así, una compra sin papel (caja chica, una compra al paso) no queda guardada como si tuviera factura.

• El campo número de comprobante aparece solo si elegís otro tipo.
• En el listado, estos gastos tienen una etiqueta.
• Para encontrarlos, usá el filtro por tipo de comprobante y elegí Sin comprobante.

Las categorías se manejan desde la pestaña Cat. de Gastos o desde Admin → Clasif. de Gastos.

2. Total

Poné el monto total del comprobante. A medida que cargás ítems y pagos, el panel lateral te ayuda a controlar que todo cierre.

3. Detalle de ítems

Cargá los ítems del gasto, uno por uno:

• Cada ítem se agrega desde un diálogo (una ventanita).
• Los ítems se van sumando en una tabla.
• Acá también ponés el IVA de cada ítem (ver IVA por ítem y crédito fiscal, más abajo).

Detalle de mercadería

Usalo si el gasto es una compra de productos que vendés o usás. Por ejemplo: 12 paquetes de yerba o 6 bidones de lavandina.

1. Buscá el producto.
2. Poné la cantidad.
3. Poné el monto.

Así:

• El stock de ese producto suma lo que compraste.
• Podés actualizar el costo del producto con el precio de esta compra (ver Cómo vincular un gasto con el costo de un insumo).

Para que un producto aparezca en el detalle de mercadería, tiene que tener activado el tipo Comprable («Se puede agregar como artículo en el detalle de mercadería de un gasto»). Eso está en la sección General del producto.

• Código de barras: al cargar la mercadería podés escanear el código de barras del producto con el lector. Funciona igual que en Vender.
• Variantes: si el producto tiene variantes, elegí la que compraste. Por ejemplo: una remera en talles S, M y L. Así el stock suma en el talle o color correcto.
• El buscador oculta los productos archivados y muestra solo los activos. Así no elegís por error uno que ya diste de baja.

Ítems de concepto libre

Usalo si el gasto no es un producto de tu catálogo. Por ejemplo: un flete, una reparación o un servicio puntual.

1. Escribí una descripción.
2. Poné el monto.

No hace falta que exista como producto.

4. Pagos

Registrá cómo pagaste el gasto.

• Podés pagarlo con varios pagos parciales.
• Cada pago tiene su propio medio de pago y su propia fecha.
• Los pagos se van sumando en una tabla.
• Mientras cargás pagos, siempre ves el saldo pendiente. Así sabés si el gasto quedó pagado del todo o no.

¿Todavía no lo pagaste? Dejalo sin pagos y cargá la fecha de vencimiento. Va a aparecer en A vencer. Si se te pasa la fecha, aparece en Vencidos.

Imputar un gasto al arqueo

Imputar al arqueo quiere decir que el gasto se descuenta de la plata de la caja. Solo se puede con gastos pagados en efectivo.

1. Cargá un pago con Efectivo.
2. Tocá el botón Imputar en el arqueo.
3. Confirmá con Sí.

Ese pago queda imputado al arqueo abierto. Al cerrar la caja, se descuenta del efectivo (ver Cerrar el turno y hacer el arqueo).

Con otros medios de pago (transferencia, tarjeta, etc.) esta opción no está.

El panel lateral de resumen

Mientras cargás el gasto, el panel lateral te muestra siempre:

• El índice de secciones, para saltar rápido a cualquier paso.
• El resumen del comprobante: totales, IVA y saldo pendiente si hay pagos parciales.
• El estado del gasto.

Proveedores

Tus proveedores se guardan en la sección Proveedores de la barra lateral. Si los tenés cargados, podés asociarlos a tus gastos y ver cuánto le comprás a cada uno.

Selector de proveedor

Al cargar un gasto, el selector de proveedor te deja:

• Buscar por nombre o CUIT (el número de identificación fiscal) entre tus proveedores ya cargados, o
• Escribir el nombre directamente si todavía no lo cargaste. El nombre se confirma solo cuando pasás al campo siguiente. Así cargás todo el gasto de corrido.

Categoría de gasto por defecto

Cada proveedor puede tener una categoría de gasto por defecto. Se configura en la ficha del proveedor, en Proveedores.

Después, cada vez que elegís ese proveedor en un gasto, la Categoría se completa sola:

• Si el gasto no tenía categoría, o tenía la misma, se completa directo.
• Si el gasto tenía otra categoría, Gestionero te pregunta qué preferís: conservarla o cambiarla por la del proveedor.

Asignar proveedor a un gasto que no lo tiene

1. Abrí un gasto sin proveedor.
2. Tocá Asignar proveedor.
3. En el diálogo, elegí una de estas opciones:
4. • Asignar existente: buscá un proveedor que ya cargaste (por nombre o CUIT).
   • Crear nuevo: cargá los datos de un proveedor nuevo. Se crea y queda asignado al gasto en un solo paso.

En «Asignar existente», si escribís un nombre que no es de ningún proveedor, el campo no queda como si lo hubieras elegido.

Asignar proveedor a varios gastos a la vez

1. Seleccioná los gastos sin proveedor.
2. Elegí el proveedor una sola vez.
3. Se asignan todos juntos. Si el proveedor tiene categoría por defecto, también se les pone.

• Si alguno de los gastos ya tenía otra categoría, Gestionero te pregunta una sola vez si querés conservarla o cambiarla.
• Mientras tenés varios gastos seleccionados, desaparece el botón de asignar de cada fila. Queda solo el control para todos juntos.

IVA por ítem y crédito fiscal

A cada ítem del gasto le podés poner una alícuota de IVA (el porcentaje): 0%, 10,5% o 21%.

1. Al agregar el ítem, elegí la alícuota.
2. Cargá el precio como te quede más cómodo:
3. • Precio unitario,
   • Subtotal sin IVA, o
   • Subtotal con IVA.

Los otros dos valores se calculan solos.

Con las alícuotas cargadas, el panel lateral te muestra:

• El IVA discriminado por alícuota: la base imponible (el monto sin IVA) y el monto de IVA de cada una.
• El crédito fiscal total del comprobante (el IVA de la compra que podés descontar).

Más detalle en Crédito fiscal e IVA en los gastos.

Tip: si vas a usar el gasto para computar crédito fiscal, cargá la alícuota correcta en cada ítem.

Cargar gastos desde el celular

El formulario de gastos funciona bien en el celular:

• Las secciones y el resumen se acomodan en una sola columna.
• Las tablas de ítems y pagos se pueden deslizar hacia los costados.
• Los botones ocupan todo el ancho, así es fácil tocarlos.

Los totales de la lista de Gastos

Los indicadores de arriba (A vencer, Vencidos, Total a pagar, Total pagado) respetan los filtros que tengas puestos. Si filtrás por proveedor, categoría o fecha, se recalculan solo con esos gastos.

• Un gasto pagado en parte aparece en los dos totales: en Total a pagar (por lo que todavía debés) y en Total pagado (por lo que ya pagaste).
• El estado de un gasto parcial muestra lo que falta, directo en el listado. Por ejemplo: «Parcial · debe $187.650,00».

Ver también: ¿querés saber qué proveedores forman una categoría de gasto? Entrá a Finanzas P&L → Turnos, tabla Gastos por categoría. Ahí ves el monto de cada uno y el porcentaje sobre tus ingresos. Ver Turnos en Finanzas.

Exportar tus gastos a Excel

Tocá Exportar para descargar tus gastos en una planilla de Excel. Si tenés filtros puestos, revisalos antes de exportar.

¿Tenés tus gastos en otra planilla? Podés traerlos todos juntos desde Admin → Importar → Importar Gastos. Ver Importar datos desde CSV.

Si en Admin → Clasif. de Gastos sigue apareciendo la opción para dejar una categoría afuera del balance (en Restolia, «Impacta en el cuadro de resultados») y si afecta a Finanzas P&L. Gestionero no tiene Cuadro de resultados, así que esa sección del original se sacó.

Editar un gasto

1. Abrí el gasto desde el listado de Gastos.
2. Cambiá los pasos que necesites.

Mientras editás, el panel lateral te muestra el estado actualizado.

Eliminar un gasto

Los gastos no se archivan: se eliminan.

1. Abrí el gasto desde el listado.
2. Elegí la opción de eliminar.
3. Antes de confirmar, Gestionero te muestra qué mercadería había cargado ese gasto y cuánto se va a descontar del stock.
4. Confirmá.

⚠️ Atención: si el gasto había sumado stock (por ejemplo, 12 paquetes de yerba), al eliminarlo se descuenta esa cantidad del stock actual. Revisá el aviso antes de confirmar.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hago para que un gasto se descuente del efectivo de la caja?
Imputalo al arqueo. Solo se puede con gastos pagados en efectivo. En el paso Pagos, elegí Efectivo y aparece el botón Imputar en el arqueo. Confirmá con Sí y el gasto queda incluido en el arqueo abierto.

Cargué una compra de mercadería pero el stock no cambió. ¿Qué pasó?
Revisá dos cosas:

• Que la hayas cargado en el detalle de mercadería (no como concepto libre).
• Que el producto tenga activado el Control de stock en su sección Inventario.

No encuentro un producto al cargar el detalle de mercadería. ¿Por qué?
El producto tiene que tener activado el tipo Comprable en la sección General de su ficha. Además, los productos archivados no aparecen.

Compré remeras en distintos talles. ¿Cómo cargo el stock de cada uno?
En el detalle de mercadería, elegí la variante (talle o color) de cada ítem. Así el stock suma en la variante correcta. Ver Variantes: talle, color y sabor.

¿Puedo eliminar un gasto que cargué por error?
Sí. Abrilo desde el listado y elegí eliminar. Antes de confirmar, Gestionero te muestra qué mercadería había cargado y cuánto se va a descontar del stock.

¿Los gastos se pueden archivar?
No. Se eliminan directamente.

¿Dónde configuro la categoría por defecto de un proveedor?
En la ficha del proveedor, en la sección Proveedores.

¿Qué pasa si el gasto ya tenía otra categoría cuando elijo un proveedor con categoría por defecto?
Gestionero te avisa y elegís vos: conservar la categoría cargada o cambiarla por la del proveedor.

¿Cómo asigno un proveedor a un gasto que no lo tiene?
Abrí el gasto y tocá Asignar proveedor. Podés buscar uno existente o crear uno nuevo. Si lo creás, queda asignado en el mismo paso.

¿Puedo asignar el mismo proveedor a varios gastos a la vez?
Sí. Seleccioná los gastos sin proveedor, elegí el proveedor una vez y se asignan todos juntos.

¿Qué pasa si cargo un gasto sin comprobante?
Nada raro. Dejá el tipo en Sin comprobante (es el valor con el que arranca). El campo de número no aparece. El gasto cuenta igual en tus reportes. Lo podés pagar o imputar al arqueo como cualquier otro.

¿Cómo filtro los gastos sin comprobante?
En Filtros, elegí el tipo de comprobante Sin comprobante.

¿Qué alícuotas de IVA puedo cargar?
0%, 10,5% y 21%.

¿Dónde veo qué proveedores forman una categoría de gasto?
Andá a Finanzas P&L → Turnos, tabla Gastos por categoría. Tocá la categoría y se abre el detalle por proveedor. Ver Turnos en Finanzas.

¿Un cajero puede cargar gastos?
Sí. Por defecto, el rol Cajero ve la sección Gastos y puede cargarlos. Lo podés cambiar desde Admin → Roles. Ver Roles, permisos y colaboradores.

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Actualizado el: 26/10/2026