Facturar al cobrar

En esta guía vas a ver cómo hacer la factura electrónica al vender, o después desde Ventas. También vas a ver cómo Gestionero se asegura de que la factura salga con la venta correcta y con los datos al día.

En Gestionero, facturar es siempre manual y opcional. Podés cobrar una venta con factura o sin factura.

Requisito: tener la facturación electrónica con ARCA ya configurada. Si todavía no la configuraste, mirá la guía Configurar facturación electrónica con ARCA (primera vez).

Hacer la factura desde Vender

1. En Vender, cargá los productos de la venta como siempre: tocándolos, con el buscador o escaneando el código de barras.
2. Si el local tiene ARCA configurado, aparece el botón Facturar. Tocalo.
3. Completá los datos del comprobante: tipo de factura y, si hace falta, datos del cliente.
4. Confirmá. La factura se manda a ARCA y queda unida a esa venta.
5. Cobrá la venta como siempre: Cobrar → medio de pago → Registrar.

Si no tocás Facturar, la venta se guarda sin factura. Podés hacerla más tarde desde Ventas → buscar la venta → Emitir Factura.

Tip: el ticket que imprime la caja no reemplaza a la factura electrónica. La factura es un paso aparte y opcional. Mirá la guía Vender y cobrar.

Si ARCA está con problemas: vas a ver un aviso ámbar arriba del formulario de Facturar (y también en la barra de arriba de la pantalla).

• Quiere decir que el servicio de ARCA está caído en ese momento. La factura puede tardar o fallar.
• No hace falta que la reintentes una y otra vez: Gestionero reintenta sola.
• El aviso se va cuando ARCA vuelve a responder.
• Mirá Factura pendiente con ARCA.

Facturar antes de cobrar

Podés facturar una venta antes de cobrarla, aunque todavía tenga productos Pendientes (sin confirmar):

1. Con la venta cargada, tocá Facturar.
2. Gestionero te pregunta «¿Confirmar y facturar?».
3. Aceptá. Gestionero confirma los productos que estaban pendientes y abre la factura de esa venta, con todos sus productos.
4. Completá los datos del comprobante y hacé la factura como siempre.
5. Después cobrá la venta como siempre.

Tip: si al confirmar aparece un aviso de stock (un producto configurado en Advertir para la venta sin stock), aceptalo. La factura se abre sola: no tenés que volver a tocar Facturar. Mirá Productos, combos e inventario.

Facturar después, desde Ventas

1. Andá a Ventas.
2. Buscá la venta. Podés usar los filtros de fecha o el filtro de facturación (mirá Cómo filtrar ventas por facturación y CUIT emisor).
3. En la columna Facturación vas a ver si dice No facturado.
4. Abrí la venta.
5. Tocá Emitir Factura.

La factura siempre sale con la venta correcta

• El formulario de factura queda unido a su venta desde que se abre. Así siempre factura la venta que corresponde, aunque cobres ventas una atrás de otra.
• Mientras se procesa el cobro, la pantalla de pago se bloquea. Así no hay toques sin querer que generen errores.

Si la venta se cambió desde otra caja

Puede pasar que tengas la factura abierta y la venta se cambie desde otra caja o dispositivo (por ejemplo, otro cajero agregó un producto). En ese caso, Gestionero te avisa que refresques la página. Así no hacés una factura con datos viejos.

Qué hacer:

1. Refrescá la página.
2. Revisá que los productos y el total estén al día.
3. Recién ahí hacé la factura.

No se pueden hacer facturas sin productos

Gestionero revisa que la venta tenga al menos un producto antes de mandar nada a ARCA. Así no se generan comprobantes vacíos. Si querés facturar una venta sin productos, el sistema te frena antes.

Una sola factura por venta

Si una venta ya tiene una factura vigente, el botón Facturar aparece bloqueado con el texto «Facturado ✓». No la podés volver a facturar mientras esa factura no esté acreditada del todo (o sea, anulada completa con una nota de crédito).

El bloqueo funciona entre cajas y en tiempo real:

• Si una venta se factura desde una caja, el botón Facturar se bloquea al instante en los otros dispositivos que estén viendo esa venta.
• No hace falta refrescar la pantalla.
• Así dos personas no pueden facturar la misma venta a la vez y no hay facturas duplicadas.

Cómo volver a facturar una venta ya facturada:

• Si tenés que anular esa factura (por ejemplo, salió con datos mal), hacele una Nota de Crédito por el total.
• Cuando la factura queda acreditada completa, la venta vuelve a estar libre para facturar y podés hacer una nueva.
• Mirá la guía Cómo emitir una nota de crédito.

Este control funciona junto con las otras protecciones de facturación:

• Aunque toques Facturar más de una vez mientras la factura se procesa, Gestionero igual hace una sola factura por venta.
• Si una factura queda trabada (por ejemplo, porque ARCA tarda), el sistema la libera solo después de un rato para que puedas reintentar.

Más sobre qué pasa cuando ARCA está lento o caído: mirá la guía Factura pendiente con ARCA.

Una venta facturada queda protegida

Con factura vigente, la venta queda protegida. No podés:

• Editar los pagos.
• Mover de caja la venta (mirá Cerrar el turno y hacer el arqueo).
• Agregar, editar, quitar ni confirmar productos (mirá Vender y cobrar).

Lo que sí podés hacer en una venta protegida, porque corresponde fiscalmente:

• Emitir NC: mirá Cómo emitir una nota de crédito.
• Re-facturar.

Si hacés una Nota de Crédito por el total de la factura, la venta se libera completa. Vuelve a ser editable (pagos, caja, productos) y el botón Facturar se habilita de nuevo.

Los totales de la factura siempre coinciden con ARCA

El total de la factura se calcula así:

• Se toma el importe de cada línea (cada producto) redondeado a 2 decimales.
• Se suman todas las líneas.

No se redondea solo el total al final. Así no hay diferencias de centavos entre el total de Gestionero y el que valida ARCA. Esto ayuda sobre todo en ventas con varios productos o con descuentos.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que facturar todas las ventas?
No. Facturar es manual y opcional. Cobrás con o sin factura, según lo que necesites. También podés facturar después desde Ventas → Emitir Factura.

Facturé justo después de cobrar otra venta. ¿Puede quedar en la venta equivocada?
No. El formulario de factura queda unido a su venta desde que se abre. Siempre factura la venta correcta.

Me avisó que refresque la página al querer facturar. ¿Por qué?
Porque la venta se cambió desde otra caja o dispositivo mientras tenías la factura abierta. El aviso evita hacer un comprobante con datos viejos. Refrescá, revisá los datos y hacé la factura.

Quise facturar y no me dejó porque la venta no tenía productos. ¿Qué hago?
Agregá al menos un producto a la venta antes de facturar. Gestionero no deja hacer facturas sin productos.

¿Por qué a veces el total de la factura difiere en centavos del total de la venta o de lo que valida ARCA?
No debería pasar. Cada línea de la factura se calcula y se redondea a 2 decimales por separado, y la suma de esas líneas da el total. Así la factura coincide siempre con ARCA, sin diferencias de centavos.

¿Puedo facturar una venta antes de cobrarla?
Sí. Tocá Facturar con la venta cargada. Gestionero te pregunta «¿Confirmar y facturar?», confirma los productos pendientes y abre la factura de la venta. Después la cobrás como siempre.

Toqué Facturar y me preguntó «¿Confirmar y facturar?». ¿Qué hace?
Confirma los productos de la venta que todavía estaban pendientes. Después abre la factura de esa venta, con todos sus productos.

Al facturar me apareció un aviso de stock. ¿Tengo que volver a tocar Facturar?
No. Cuando aceptás el aviso, la factura se abre sola. Lo mismo pasa si el aviso aparece al hacer un pago parcial: la acción sigue sin que la repitas.

Veo un aviso ámbar arriba del formulario de Facturar. ¿Qué significa?
Que ARCA está caído en este momento.

• Podés intentar facturar igual. Gestionero reintenta sola y, si ARCA vuelve dentro de la hora, la factura se hace sin que hagas nada.
• Mientras tanto, podés cobrar y seguir vendiendo normal.
• El aviso se va solo cuando ARCA se recupera.

¿Puedo facturar una venta que ya tiene una factura?
No, mientras esa factura no esté acreditada del todo. El botón Facturar queda bloqueado y muestra «Facturado ✓». Si tenés que corregir o anular la factura, hacele una Nota de Crédito por el total. Eso libera la venta para facturarla de nuevo (mirá Cómo emitir una nota de crédito).

¿Qué pasa si dos cajeros quieren facturar la misma venta a la vez?
Gana el que factura primero. A los demás se les bloquea el botón Facturar al instante, en todos los dispositivos que tengan esa venta abierta. No hace falta refrescar la pantalla.

¿Cómo sé si una venta ya está facturada sin abrirla?
Mirá la lista de Ventas. La columna Facturación muestra el estado de cada una: No facturado, Facturado, Factura parcial o Nota de crédito. Más detalle en la guía Reportes, ventas y análisis financiero.

¿Por qué no puedo editar los pagos o mover de caja una venta que ya facturé?
Porque con factura vigente la venta queda protegida. No podés editar pagos, mover de caja, ni agregar, editar, quitar o confirmar productos. Así lo que ya declaraste a ARCA no queda distinto de lo que pasa después en la caja. Lo único que podés hacer es Emitir NC y Re-facturar.

¿Cómo hago para que una venta deje de estar protegida?
Hacé una Nota de Crédito por el total de la factura. Eso libera la venta completa: vuelve a ser editable (pagos, caja, productos) y el botón Facturar se habilita de nuevo.

Actualizado el: 26/10/2026